IVR Anonsu

IVR teknolojileri şirketlere gelen aramaları ve şirketlerin müşterilere yaptıkları aramaları akıllı yetenekleriyle insan gücüne ihtiyaç duymadan başarabilir hâle geldi.

Peki, IVR tam olarak nedir?

Açılımı Interactive Voice Response (Etkileşimli Sesli Yanıt) olan IVR çağrıları tuşlama ile doğru kişiye, menüye, departmana ya da uygulamaya yönlendirir. IVR teknolojileri şirketler için daha az insan gücü daha fazla otomasyon demektir. IVR teknolojileri, gün içinde binlerce çağrı yapan ya da karşılamak durumunda olan şirketlerin işlerini insan gücüne ihtiyaç duymadan yapmalarını sağlamaktadır. Burada gerçekleşen her şeyi bir yazılımın yapması sayesinde tüm bu çağrılar kayıt altında tutulabilmektedir.

Bir çağrı merkezi çalışanının günde yapabileceği maksimum çağrı sayısı 40 iken, IVR kullanan bir şirket bir gün içinde binlerce çağrı yapabilmektedir. Yapılan bu çağrıların büyük kısmı tuşlama yöntemiyle istenen sonucu verirken, ilgili departmana ulaşması gereken çağrılar da bu departmanlara yönlendirilebilmektedir. Şirkete gelen tüm çağrılar 7/24 karşılanabiliyor.

Peki, bu sistemleri kimler kullanıyor?

IVR teknolojileri günümüzde aklınıza gelebilecek tüm büyük firmalar ve neredeyse tüm orta ölçekli firmalar tarafından kullanılıyor. Günlük hayatta hepimiz IVR teknolojileriyle bir şekilde karşılaşıyoruz. Bankanıza ya da GSM operatörünüze yaptığınız çağrılar, telefonunuza gelen borç hatırlatma çağrıları, telefonunuza gelen anket ve tanıtım çağrıları, hatta telefonla yaptığınız su siparişleri. Şirketler tüm bu telefon üzerinden yapılan işlemleri artık IVR teknolojileri yardımıyla gerçekleştiriyor. IVR teknolojilerini bambaşka alanlara uyarlayan şirketler de var. IVR’ın bu kadar yaygın oluşunun en önemli nedenleri maliyetsiz oluşu ve dünya üzerinde neredeyse herkesin akıllı ya da akılsız bir telefona sahip olması

Hayatı bu kadar kolaylaştıracak ve zamandan tasarruf etmemizi sağlayacak IVR sistemlerinde kullanılacak ses nasıl olmalı? IVR teknolojik anlamda gerçekten hayat kurtaran bir çözüm olabilmesi için, bu alanda kullanacağınız ses de oldukça önem taşımaktadır. IVR Seslendirme kesinlikle ciddiye alınması gereken bir ayrıntıdır. Müşterilerinizi sabırla yönlendirirken, bekletirken ya da bilgi aktarırken IVR Seslendirmesini yapacak olan sesin tüm bu işlemler gerçekleşirken hattın diğer ucundaki kişinin dikkatini toplayabilmesi gerekir. Akıcı ve anlaşılır bir dille içeriği doğru bir şekilde ifade eden IVR seslendirmenleriyle çalışılmalı IVR Seslendirmeninin profesyonel olmasına bilhassa dikkat edilmelidir. Maliyeti düşürmek için şirket personelinden birine IVR Seslendirmesi yaptırılması doğru ve profesyonel bir yaklaşım değildir.

Bilindiği üzere IVR sistemi otomatik bir sistem. IVR Seslendirmesi için çalışılacak sesin mesajları dinleyeni robotla konuşuyor hissinden uzak tutması gerekir. Arayan kişilere,soğuk, samimiyetsiz ve sıkıcı bir ses tonuyla karşılık veren bir ses tercih edilmemelidir. IVR Seslendirme tüm işlerinize olumlu ya da olumsuz etki edebilecek bir ayrıntıdır. Bu nedenle IVR Seslendirmenizi yapacak sesi seçerken çalıştığınız seslendirmenin ya da ajansın referans işlerini mutlaka dinleyiniz. Tüm bu altını çizdiğimiz konuları baz alarak aradığınız IVR Seslendirmenini daha özenle dinleyebilir, seçiminizi daha bilinçli yapabilirsiniz. IVR Seslendirmeninizi seçerken uygulanabilecek en etkili yöntemse şüphesiz ki empatidir. IVR Seslendirmenizi yapacak kişinin sesini dinlerken başka bir sistemde o sesle karşılanırsanız neler hissedeceğinize dikkat edin. Profesyonel bir ajansın desteğini alarak, castlarında yer alan IVR Seslendirmenleri arasından en doğru seçimi bu şekilde yapabilirsiniz.